Tudo parecia correr bem na expansão da Prepara Cursos, rede paulista de escolas de informática, quando o empreendedor Rogério Gabriel, de 44 anos, inaugurou sua 30a franquia, em 2006. Ao fundar o negócio, Gabriel tinha desenhado uma estratégia para crescer fora das capitais. Na época, já havia dez unidades da rede em cidades a mais de 500 quilômetros de distância de São José do Rio Preto, no interior de São Paulo, onde fica a sede da empresa. Ampliar a presença, porém, trouxe um problema. Os franqueados tinham de enviar suas equipes à matriz a cada 15 dias para um treinamento e bancar os custos de deslocamento. "Muitos começaram a reclamar", diz Gabriel. "Mas não podíamos abrir mão do treinamento nem assumir esses gastos."

Gabriel precisava achar um modo de reduzir os custos sem descentralizar os treinamentos. "Tínhamos receio de perder o controle dos processos da rede", diz ele. A solução foi transferir parte das sessões de treinamento para a internet, com reuniões feitas por videoconferência. Com isso, muitos empreendedores, que relutavam em se tornar franqueados da Prepara Cursos por causa das viagens constantes, mudaram de ideia. "As videoconferências tornaram nosso negócio viável em regiões mais distantes", diz Gabriel. "O número de interessados em abrir franquias fora do Sudeste quadruplicou desde que diminuímos as despesas com deslocamentos." A empresa, que faturou 35 milhões de reais em 2008, já conta com cerca de 300 unidades espalhadas pelo país - incluindo estados como Amapá, Amazonas, Ceará e Maranhão.

Embora sejam usadas em reuniões de negócios há mais de dez anos, só recentemente as videoconferências se tornaram realmente acessíveis às pequenas e médias empresas. "Reunir-se com clientes e fornecedores em questão de minutos pela web era algo antes impensável para um pequeno negócio", diz Marcelo Leite, gerente de desenvolvimento da fabricante de softwares Cisco. "Mas nos últimos tempos o custo dessa tecnologia caiu muito e os recursos melhoraram."

A troca das reuniões presenciais por videoconferências pode diminuir os custos com deslocamentos em até 40%, segundo uma pesquisa recente do instituto americano Wainhouse Research. Mas até pouco tempo atrás, para transmitir reuniões por vídeo, empreendedores que não pudessem equipar uma sala com monitores de cristal líquido e câmeras de última geração tinham de se contentar com programas feitos para bate-papos informais entre poucas pessoas, como MSN ou Skype. Hoje, há uma categoria profissional como a empresa CorpTV, composta de softwares que transmitem dados, voz e vídeo com preços razoáveis, aumentando de acordo com o número máximo de pessoas autorizadas a participar e a qualidade do vídeo/áudio da transmissão.

Na escolha do fornecedor, é preciso considerar não só o custo do programa mas também a facilidade de uso - a intenção é não ter de perder 10 minutos em cada encontro só para explicar a um cliente importante como enviar um arquivo ou onde clicar para ver determinado slide.

Geralmente, a utilização da videoconferência começa restrita a reuniões internas. Uma vez que os funcionários se familiarizam com o recurso, o segundo passo é usá-lo para se relacionar com clientes e fornecedores. A agência de marketing BabelTeam, do Rio de Janeiro, utiliza a videoconferência para apresentar estratégias de divulgação aos clientes prospectados. Antigamente, as propostas eram enviadas por e-mail logo após o primeiro contato. Agora, em rápidas reuniões pela web, o sócio Jorge Aldrovandi, de 56 anos, apresenta cada detalhe dos projetos e esclarece as dúvidas de todos imediatamente. "A possibilidade de explicar melhor o que fazemos aumentou o número de propostas aprovadas de 10% para 40%", diz Aldrovandi.

A ferramenta também permitiu à BabelTeam prestar um novo serviço. A empresa, agora, oferece seminários de consultoria de marketing online sob demanda. Durante as aulas virtuais, os funcionários da empresa analisam e propõem melhorias em sites e banners dos clientes. Essa consultoria, vendida separadamente, já é responsável por cerca de 20% das receitas.

Como basta estar conectado à internet para participar de uma reunião - seja na empresa, num café ou no aeroporto -, outro ganho está na agilidade. Na desenvolvedora de softwares Nexo CS, as videoconferências são usadas para aumentar a velocidade na troca de informações entre funcionários e entre representantes e clientes. "As videoconferências estão sendo importantes para o nosso crescimento", diz Ricardo Donner, de 51 anos, fundador da Nexo. "Eu precisava me encontrar com cada vez mais pessoas em prazos cada vez menores."

Entre os cuidados necessários para garantir que as reuniões online sejam produtivas está a velocidade da banda larga - ela deve suportar a videoconferência e todas as outras atividades do negócio ao mesmo tempo. E Equipamentos básicos de qualidade, como webcams, fones e microfones, são fundamentais para evitar mal-entendidos ou que a demonstração de um produto se transforme num borrão colorido incompreensível.

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