Há muitas maneiras se comunicar com parceiros, clientes e colegas de trabalho – por telefone, email, mensagens instantâneas, fax, vídeo conferência, e mídias sociais. Segundo os especialistas, gerenciar separadamente cada uma delas não só é só ineficiente, como pode também provocar conflitos, uma vez que todos usam a mesma tecnologia subjacente – a Internet.

Um único sistema para gerenciar todos os meios digitais de comunicação permite uma só interface de gerenciamento, com arquivamento e backup integrados. A comunicações unificadas, que vem do termo em inglês Unified Communicationns (UC), possibilitam oferecer aos usuários uma única plataforma para acessar as ferramentas de quaisquer dispositivos.

Com essa tecnologia, os funcionários podem ouvir mensagens de voz, responder e-mails, ler posts no Twitter ou no Facebook, enviar e receber fax, e participar de conferências de vídeo a partir de uma única aplicação, seja no escritório ou na estrada. A seguir, cinco razões para sua empresa investir em UC, segundo os especialistas.

1. Redução de custos no longo prazo.

Implementar uma estratégia de UC requer planejamento, investimentos em novos equipamentos, e uma configuração considerável, mas o resultado final será a redução de custos de gestão, bem como dos serviços de telefone, fax, videoconferência, mensagens instantâneas e assim por diante. Com todos eles correndo em sua conexão de Internet, você pode precisar de pipeline de dados mais rápido e confiável que, porém, custará menos do que vários números de telefone e linhas de fax.

2. É mais fácil para a equipe de TI manter funcionando um único sistema.

Com as comunicações unificadas, normalmente você gerenciará sistemas através de uma única interface. Ao invés de monitoramento de sistemas múltiplos, há apenas uma para controlar. Da mesma forma, uma vez que todas as comunicações estarão executando através da Internet, você não terá que diagnosticar e ter que distinguir entre problemas de uma rede de dados ou telefone – ou ainda se preocupar com obscuros equipamentos de telefonia.

3. Usuários gastam menos tempo lidando com programas separados.

Embora os usuários precisem de treinamento, acessar toda a correspondência em uma caixa de entrada irá tornar sua vida mais fácil. Por exemplo, em vez de abrir um e-mail, imprimir os resultados e enviar fax de pedido de compras para um fornecedor, ele pode imprimir a mensagem diretamente pelo servidor de fax. Eles ainda serão capazes de ouvir mensagens de voz em qualquer computador e transmiti-los para outros membros da equipe tão facilmente como encaminhar um e-mail.

4. Facilidade para fazer backups e arquivar.

Diante das várias exigências para assegurar que e-mails, mensagens instantâneas e faxes sejam armazenados de forma segura, um sistema de backup e arquivamento é essencial. O sistema de comunicações unificadas permite configurar uma única solução para fazer a cópia de todos os arquivos.

5. Os usuários ganham agilidade.

Como os usuários podem acessar um sistema de comunicação unificada via web, eles podem trabalhar a partir de sua mesa, do smartphone, de um dispositivo sem fio e, praticamente, de qualquer computador. Eles poderão alcançar os membros da equipe se estes estiverem trabalhando em casa, na estrada, ou visitando um cliente.

A implementação de comunicações unificadas exige pesquisa, planejamento, esforço e treinamento mas, realizada com cuidado. Os avanços na integração de dados e sistemas de voz, bem como de interfaces de gerenciamento, torna a UC cada vez mais atraente. Segundo os especialistas, a tecnologia bem implementada, pode trazer resultado.

Há vários fornecedores atuando nessa área, como Skype, AT&T, Microsoft, Cisco, Alcatel Lucent, Nokia Siemens, Avaya e etc. As operadoras de telefonia também estão explorando esse mercado com ofertas de soluções em cloud computing.

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FONTE: Computer World