Autor: Hugo Bernardo

Você sabe para que serve uma check list para o dia do evento? Você passou meses trabalhando no planejamento de seu evento, negociando com fornecedores e cuidando de cada detalhe com o objetivo de tornar o seu evento um sucesso.

Agora ele chegou chegou e você está com aquele friozinho na barriga, torcendo para que não chova, ansioso por receber os participantes e ver as coisas acontecerem.

Mas como lidar com os imprevistos?

Para evitar que você se esqueça de algum detalhe é primordial que você tenha uma check list (ou lista de checagem). Desta forma, é possível evitar que nada escape de seu controle e prejudique a experiência dos participantes de seu evento.

Para facilitar o seu trabalho, elaboramos um checklist moderno para o dia do evento dividido em três blocos: Logística (espaço, fornecedores e serviços); Ativação (comunicação e redes sociais); e Indoor (participantes, palestrantes, atrações etc). Confira:

Logística

1. Durante a manhã, telefone para o local do evento e confirme que está tudo em ordem para a realização;

2. Entre em contato com os responsáveis pelas equipes de segurança, check-in e limpeza para confirmar horários e posições;

3. Confira o caixa inicial da bilheteria na porta do evento, caso haja uma;

4. Confirme que todas as instalações de sinalização e decoração foram realizadas;

5. Destaque um ponto de atendimento exclusivo para participantes com problemas de cadastro.

Ativação

6. Envie e-mails ou notifique os seus participantes de seu evento lembrando-os do encontro que acontecerá mais tarde. Na Eventioz, essa funcionalidade é automática;

7. Atualize as redes sociais lembrando que o dia do evento chegou, incluindo mapa e orientações sobre como chegar ao evento;

8. Atualize as redes sociais com os acontecimentos e fotos de seu evento durante as primeiras horas. Isso mostra que ele está acontecendo e atrai outros participantes.

Indoor

9. Chegue com antecedência ao local e certifique-se de que os equipamentos de áudio, vídeo e o Wi-Fi estão funcionando;

10. Imprima os crachás dos convidados caso tenha feito essa opção; de preferência, inclua também suas @ no Twitter;

11. Carregue a bateria de sua câmera fotográfica e de vídeo;

12. Distribua a senha do Wi-Fi para os participantes;

13. Ligue para os palestrantes e apresentadores confirmando suas participações;

14. Confira se todos os materiais de divulgação e dos patrocinadores estão organizados e prontos para serem entregues;

15. Revise o press-kit junto com a assessoria de impressa. Disponibilize o material para os jornalistas;

16. Oriente o fotógrafo para pedidos específicos;

17. Destaque uma pessoa para acompanhar o serviço de catering;

18. Imprima ou separe um roteiro de perguntas que serão feitas aos palestrantes;

19. Monitore o tempo de apresentação de cada participante;

20. Organize um ponto para a emissão e distribuição dos certificados de participação.

Por último, aproveite seu evento para divulgar seus patrocinadores, promover o networking e vender os seus serviços.

FONTE: Eventioz