Viagens de negócios são processos empresariais essenciais para milhares de pessoas. No entanto, essa prática gera muitos gastos para os negócios. Elas não são apenas caras, também acabam desperdiçando um tempo valioso. E tempo é um fator crucial para a competitividade da economia atual, portanto a eficiência da comunicação corporativa se tornou um elemento importante para empresas e indústrias de todos os tamanhos.

Desde 1880, já se anunciava a expectativa em torno do telefone como uma nova forma de comunicação que poderia substituir as viagens de negócios. Com o avanço das novas tecnologias, ficou ainda mais difícil para as empresas negarem que conferências virtuais são uma ótima alternativa, já que permitem uma enorme economia com despesas de viagens por conseguirem acomodar num só lugar uma reunião com toda a equipe.

Uma das vantagens das conferências é que os participantes podem ser adicionados ou removidos à medida que seus problemas vão sendo resolvidos. Isso seria algo impossível em uma reunião normal. Outra vantagem é a possibilidade de gravá-las. As conferências virtuais também possibilitam maior rentabilidade do negócio, devido à intensificação da comunicação e tomada de decisão mais rápida.

E, caso um funcionário contraia alguma doença contagiosa, a comunicação online pode resolver dois problemas – manter o escritório saudável e preservar a produtividade. Além disso, é mais fácil permitir um período de férias sabendo que o empregado ainda pode participar de uma reunião importante ou auxiliar seus colegas de trabalho de algum resort de férias.

As conferências resolvem a maioria dos problemas de treinamento de funcionários para filiais remotas. Uma empresa pode rapidamente elevar os níveis de qualificação dos funcionários até o padrão desejado sem interromper o trabalho e sem despesas de viagem.

Segundo a consultoria Frost & Sullivan, o mercado de serviços de conferências na América Latina (incluindo audioconferência, webconferência e videoconferência) deve crescer mais 25% em 2015. O Brasil representa 45% do valor total da América Latina. Hoje, esse mercado oferece inúmeras opções de soluções para videoconferência.

Ao procurar uma solução, os gestores devem se atentar para a escolha de uma que seja facilmente manuseada e que cumpra normas de segurança rígidas, a fim de proteger as informações das empresas.

Os gestores são geralmente os mais interessados nessa prática: quando eles têm que realizar diversas reuniões em locais diferentes, todas no mesmo dia, a melhor alternativa são as reuniões online. Porém, devem estar atentos para o fato de que, como moderadores de conferências, devem ser educados na comunicação remota eficaz.

A colaboração remota é muito mais exigente do que a colaboração dentro do escritório: gerir uma equipe virtual requer mais comunicação, instruções rigorosas e maior transparência. O gerente do projeto deve deixar bem claro para seus funcionários as regras, os procedimentos e fluxos de trabalho.

Mesmo numa equipe geograficamente dispersa, um bom gestor deve criar espírito de equipe, fazendo com que todos se sintam conectados uns com os outros. Confiança e bom relacionamento entre a equipe são a base de uma interação remota bem sucedida, garantindo a alta produtividade e rentabilidade das empresas.

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FONTE: TI Especialistas