Gestores de TI têm se apoiado como nunca nas ferramentas de business intelligence (BI), com o intuito de obter economia operacional e focar nas estratégias de produtos.

Os departamentos de TI, contudo, não precisam necessariamente comprar novos softwares de BI ou criar data warehouse para atender a essas demandas. Em vez disso, deveriam se preocupar em otimizar as ferramentas já implementadas na empresa.

Como forma de ajudar os CIOs nessa empreitada de utilizar de forma mais eficiente o BI já instalado, seguem sete dicas de especialistas e executivos:

1 - Consolide suas ferramentas

"Em geral, as pessoas têm mais ferramentas do que precisam, o que pode desviar o foco”, diz Anthony Abbattista, da Deloitte Consulting. Ainda segundo ele, as organizações acabam tendo grupos diferentes de pessoas fazendo análises semelhantes com ferramentas diferentes, o que gera uma confusão desnecessária.

Assim, Abbattista recomenda uma consolidação de sistemas. “Empregue o número mínimo de ferramentas necessárias para executar o trabalho”, aconselha.

2- Configure a solução para o negócio

Os departamentos de TI ainda caem na armadilha de colocar a tecnologia em primeiro plano, em vez de criar modelos capazes de responder às necessidades evolutivas do negócio, afirma Nick Millman, diretor sênior de serviços de gestão de informação da consultoria Accenture. Dessa forma, ele acredita que o CIO tem de trabalhar junto com as áreas de negócio para criar os processos certos para extração da informação.

Para começar, é necessário ter uma visão clara de como a informação vai gerar valor para a organização, aconselha Millman. “Pense nas intervenções no negócio que você espera obter das ferramentas de BI. Entenda de onde virá o benefício para o negócio e, então, configure as ferramentas e os processos”.

3 - Novos mercados pedem novos modelos de dados

De acordo com Bill Hostmann, vice-presidente do Gartner, muitas organizações estão passando por uma grande mudança de estratégia: de ofertas de produtos de alto valor a ofertas de produtos de baixo custo. Entretanto, as companhias que não podem competir no mercado de baixo custo precisam descobrir um meio de galgar a cadeia de valor – e, para chegar lá, estão usando ferramentas de BI.

4 - Acrescente dados ao data warehouse

Quando se trata de data warehouse, a recessão econômica atual é uma ótima oportunidade para a organização rever o que está perseguindo e colocar mais dados de operações de negócio no funil a fim de obter economias adicionais. Mas é necessário ser muito seletivo quanto ao que será acrescentado, orientam os especialistas.

Adicione dados de call centers, web logs ou outras fontes. A pergunta que as companhias precisam fazer nestes tempos é: “O que será que eu tenho que eu posso colocar no data warehouse a um custo relativamente baixo?”

5 - Utilize melhor os dados que possui

Em alguns casos, “fazer mais com menos” é só uma questão de pegar os dados que os usuários já têm e apresentá-los de uma maneira mais útil. Na maioria das empresas, cerca de 80 por cento da informação está desestruturada e, portanto, não disponível para qualquer sistema padrão de gestão de base de dados. O que implica este fato? Basicamente que grande parte da informação empresarial, incluindo documentos de Word, planilhas eletrônicas, PDF’s e e-mails, não está disponível para os analistas. Olhe para eles com mais atenção. Recompilar todo esse conteúdo para um sistema de pesquisa empresarial, em um processo polivalente que combine diversos tipos de informação e técnicas de integração, pode ser um caminho viável.

6 - Mantenha seus modelos enxutos

Certifique-se de que você tem um modelo de dados claro e consistente antes de trazer novos dados para o seu data warehouse ou importá-los de alguma outra parte do negócio. Os novos dados têm de estar em conformidade com o modelo adotado. Muitas vezes, informações de fontes ou seções diferentes do negócio são acrescentadas ao data warehouse sem suficiente atenção ao modo como os dados existentes são modelados. Resultado: fica difícil extrair sentido de relatórios ou informações de negócio que permeiam mais de uma seção.

Dados financeiros e de serviço ao cliente, por exemplo, poderiam ser modelados de maneiras totalmente diferentes. A Accenture, observa Millman, gasta muito tempo ajudando seus clientes a rearquitetar o modo de armazenar dados.

7 - Ajude os usuários a entenderem os dados, não apenas as ferramentas

Não adianta aumentar o número de usuários com acesso a ferramentas de BI se eles não souberem empregá-las. Mas esse não é o maior problema quando se trata de educar o usuário. A tendência tem sido um front end mais simples e mais intuitivo. E, sem dúvida, os dashboards ajudaram nisso.

FONTE: CIO