Autor: Carlos Oliveira

Na forma tradicional, uma conferência reúne diversas pessoas em um mesmo lugar, a fim de se discutir um assunto relevante. No ambiente empresarial, as conferências são frequentes, em maior ou menor escala, pois normalmente se trata de equipes de trabalho que precisam estar alinhadas. Cada vez mais o trabalho ultrapassa os limites da empresa, da cidade, do estado e do país. Por isso, reunir as pessoas pode ser um problema, seja por questões de custo, de tempo ou de resultado.

Essa desterritorialização do trabalho gerou algumas demandas e, dentre elas está o recurso da videoconferência. Ela reproduz o conceito da conferência tradicional, com a diferença de que os participantes não estão no mesmo lugar, sendo mediados pela tecnologia.

Como funcionam as videoconferências

A comunicação se dá em tempo real entre esse grupo, em vídeo e áudio, independentemente de sua localização geográfica. Ou seja: a distância não é mais um problema, de modo que o recurso da videoconferência permite trabalhar forma cooperativa, ou colaborativa, sem a necessidade de se locomover geograficamente.

Em grande parte, o sistema de videoconferência implica em uso de equipamento específico, sala adequada em cada local, e conexão banda larga com trânsito fluido de informações. Mais recentemente, aplicativos on line também atuam na área, resolvendo a necessidade em muitos casos. Trata-se da videoconferência desktop, como ficou primeiramente chamada, que pode ser executada do seu próprio computador, smartphone ou tablet.

Vantagens das videoconferências

A aplicação da videoconferência tem uma série de vantagens:

- Economiza tempo, sem a necessidade de as pessoas se deslocarem até o mesmo lugar;

- Economiza recursos, pois reduz os gastos com deslocamentos;

- Fornece material instantaneamente, já que pode ser gravada para consulta posterior.

Neste momento, o sistema de videoconferência conta com uma série de aplicativos integrados que permitem visualizar e alterar o que está sendo discutido em plataforma digital, compartilhar aplicações além do compartilhamento instantâneo de arquivos.

Sem dúvida, trata-se de um dos itens essenciais da comunicação unificada da sua empresa.

Comunicação unificada

Um sistema de comunicações unificadas bem planejado é fundamental para qualquer empreendimento, já que poupa tempo e dinheiro para qualquer organização. É preciso investir na tecnologia adequada, estudá-la e usufruir dos benefícios, que em um curto espaço de tempo mudarão o modo como as coisas acontecem. Mas não faça as coisas por conta; consulte um especialista em TI.

A comunicação unificada integra as informações como um todo, facilitando o desempenho dos funcionários, que podem inclusive trabalhar a distância.

Caso

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) adotou um sistema de videoconferências, que permitiu uma economia de recursos ao órgão significativa, especialmente em diárias e passagens, além de ampliar a eficiência do trabalho dos profissionais envolvidos, em seus diversos programas e ações.

Estima-se que o sistema, em um ano, gerou em torno de R$ 440 mil de economia em 23 reuniões virtuais que tiveram por objeto a implantação do Processo Judicial Eletrônico (PJe).

A estimativa, como apontado anteriormente, considera a média de gastos com passagens aéreas e diárias consumidas caso as reuniões fossem presenciais, em um mesmo local (Brasília), levando em conta a participação de dez juízes e dois membros do Ministério Público (MP) e da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), que juntos compõem o Comitê Gestor.

Portanto, não tenha dúvidas. Avalie a sua necessidade, contabilize seus gastos e invista em um sistema de videoconferência. A economia é certa.

FONTE: NFS