A videoconferência (VC) deverá tornar-se a ferramenta preferida para comunicações corporativas em 2016, segundo recente pesquisa sobre Tendências Globais em Videoconferências e Etiqueta. A pesquisa Polycom e Redshift, realizada com 1.205 tomadores de decisão em 12 países, mostra que a videoconferência torna-se um verdadeiro padrão nas comunicações empresariais, na opinião de 76% dos entrevistados, que utilizam soluções de vídeo no trabalho atualmente. Além disso, 56% dos usuários participam de pelo menos uma chamada de vídeo por semana.

Para 96% dos gerentes e líderes, a videoconferência ajuda as empresas a superarem distâncias e a romperem barreiras culturais para aumentar a produtividade.

A qualidade do áudio – ou seja, a capacidade de ouvir claramente a todos – figura como o recurso mais importante para um encontro ideal via vídeo.

Com base nessa pesquisa, a Polycom, empresa especializada em comunicações unificadas e colaboração (UC&C) baseadas em padrões abertos, anuncia que quase todos (96%) os tomadores de decisões empresariais acreditam que a videoconferência vence as barreiras da distância e melhora a produtividade entre equipes em diferentes cidades e países.

Segundo a pesquisa Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends, realizada com mais de 1.200 tomadores de decisões, conduzida pela Redshift Research e encomendada pela Polycom, a videoconferência é uma ferramenta essencial capaz de melhorar a colaboração entre equipes e a superar a lacuna física e cultural para a realização de negócios.

A expansão da Videoconferência

A pesquisa comprova que a videoconferência se torna cada vez mais disseminada nas empresas em todo o mundo. Ao serem solicitados a escolher seus métodos preferidos atualmente no que tange às comunicações, os entrevistado classificaram a videoconferência em terceiro lugar (47%) após o e-mail (89%) e chamadas de audioconferência (64%).

Além disso, esses mesmos líderes e gerentes empresariais esperam que o vídeo torne-se sua ferramenta de colaboração favorita em três anos (52%), seguida pelo e-mail (51 por cento) e chamadas de audioconferência (37%). Os respondentes que utilizam a videoconferência atualmente afirmaram que as três principais vantagens são: melhor colaboração entre colegas dispersos globalmente (54%), maior clareza dos tópicos em discussão (45%) e reuniões mais eficientes (44%).

Mais de três quartos dos tomadores de decisões (76%) que responderam à pesquisa utilizam atualmente a videoconferência no trabalho e, desse total, 56% participam de chamadas de vídeo pelo menos uma vez por semana. A pesquisa constatou que no Brasil, Índia e Cingapura esse número aumenta significativamente, já que mais de dois terços dos respondentes desses países fazem uso da videoconferência pelo menos uma vez por semana.

A pesquisa também revelou que 83% dos respondentes e quase 90% dos tomadores de decisões na casa dos 20 e 30 anos fazem uso de soluções de videoconferência em casa atualmente, sendo que quase metade de todos os respondentes utilizam a videoconferência em casa pelo menos uma vez por semana.

"A crescente popularidade da videoconferência dentro de casa, especialmente por parte da geração que está entrando na força de trabalho, constitui a grande força motriz da maior preferência e da adoção da videocolaboração no local de trabalho", afirmou Jim Kruger, VPE e CMO da Polycom.

"Alguns fatores-chave que tornam o vídeo popular tanto no escritório como em casa residem na garantia de sua facilidade de uso, na conexão de alta qualidade, na segurança de nível corporativo e na disposição dos participantes de aceitar e adaptar-se às diferenças culturais em suas comunicações através das fronteiras. Vemos empresas em todo o mundo desafiarem as distâncias todos os dias com o uso da vídeo colaboração, incluindo o aumento da produtividade, o aprimoramento do envolvimento do funcionário, a melhora do tempo de lançamento ao mercado e a ajuda em salvar vidas".

O estudo também mostrou que laptops e desktops são os dispositivos mais populares para a realização de videoconferências empresariais (75% dos respondentes), seguidos por salas de conferências (48%) e dispositivos móveis (42%). A medida que a videoconferência continua a tornar-se mais disseminada, espera-se que em três anos laptops e desktops ainda continuem sendo os dispositivos favoritos (72%), enquanto que os dispositivos móveis e o uso de salas de conferências deverão aumentar para 55% e 51%, respectivamente.

Recomendações

A pesquisa revela ainda percepções dos usuários de videoconferências sobre os comportamentos que constituem um encontro de vídeo ideal e quais comportamentos distraem os tomadores de decisões.

A pesquisa constatou, por exemplo, que os três critérios mais importantes para uma reunião de vídeo ideal são:

- A capacidade de ouvir claramente a todos (69%)

- Uma tecnologia prática e fácil de usar (60%)

- Um bom contato visual com os colegas, com todos claramente visíveis (58%)

Os respondentes que utilizam a videoconferência afirmam que as piores distrações que devem ser evitadas durante sessões de vídeo colaboração são:

- Celular tocando durante uma reunião (58%)

- Pessoas que atendem a partir de locais inadequados – por exemplo, no transporte público ou em lojas (52%)

- Pessoas realizando outras tarefas ou que parecem distraídas – por exemplo, teclando– (51%)

- Distrações de fundo inadequadas, como colegas, música, ruídos (50%)

Diferenças no mundo

A pesquisa Polycom lançou luz sobre diferentes opiniões entre usuários de vídeo colaboração em vários países em que uma atividade pode ser fator de distração em alguns, mas que é aceita em outros.

- A aparência pode ter maior ou menor importa importância. Quando perguntados se pessoas que não usavam trajes para reuniões de negócios constituíam um fator de distração, os respondentes da Índia, Cingapura e Polônia ficaram no topo da lista (com 30, 26 e 21%, respectivamente), enquanto que, na outra ponta do espectro, 13% ou menos dos respondentes da Grã-Bretanha, França, Rússia e Holanda consideraram a forma de trajar um fator de distração.

- Região da Ásia-Pacífico (APAC) considera o vídeo uma ferramenta crítica para negócios globais. Nesses países, as comunicações internacionais (entre colegas em diferentes países) figuraram como o uso mais importante da videoconferência (65%), versus 57% para comunicações dentro do próprio país.

- Fechamento de negócios. A Índia lidera no uso da videoconferência para novos negócios, com 60% dos respondentes dizendo que usam ou usariam a videoconferência para novos negócios, seguida pela Rússia e Brasil, com 49 e 44 %, respectivamente. Em todo o mundo, 38 % dos respondentes usam ou usariam o vídeo para este fim.

- Sou visto, logo sou contratado. Os Estados Unidos lideram na crescente adoção de videoconferência para recrutamento e contratação, sendo que 32% dos respondentes disseram que usam ou usariam o vídeo para essa finalidade, sendo seguidos pela APAC, com 28%.

- Trabalho flexível. Na região da Europa, Oriente Médio e África (EMEA), os respondentes fizeram maior uso da videoconferência para favorecer felixibilidade em seus ambientes de trabalho, o que foi citado como a segunda maior razão para o uso da tecnologia após "conexão com colegas em todo o país".

Variações ocupacionais

À medida que a videoconferência abrange virtualmente todos os funcionários com dispositivos móveis ou laptops, a pesquisa constatou que os usuários de vídeo em várias funções empresariais dentro das organizações utilizam a vídeo para superar distâncias de formas ligeiramente diferentes:

- CEOs e fundadores de empresas classificaram o trabalho flexível e as reuniões entre escritórios/locais (50 %) como as principais razões pelas quais usam ou usariam a videoconferência, sendo seguidos por reuniões internacionais (46%) e reuniões para novos negócios/vendas e empresa/departamentais (39 % cada uma).

- Ao longo de uma semana, a área de marketing é a que usa a vídeo colaboração com mais frequência (64% utiliza o vídeo ao menos uma vez por semana) em uma organização, seguida por TI / engenharia e instalações (62% de uso de vídeo ao menos uma vez por semana). No entanto, quando se trata do uso diário do vídeo no trabalho, a função de RH é a grande usuária (3% informaram que usam a videoconferência diariamente), seguida por executivos de vendas (28% indicaram seu uso diariamente).

- As áreas de TI / engenharia e manufatura / rede de fornecimentos têm mais propensão a usarem a videocolaboração para reuniões internacionais, com 61 e 58 %dos respondentes, respectivamente, dizendo que usam ou usariam o vídeo para colaborar face a face com colegas em nível internacional. De fato, segundo os resultados da pesquisa, essas são duas áreas que utilizam a videocolaboração mais para reuniões internacionais do que para reuniões de vídeo locais dentro do país.

Todos os respondentes, independentemente de suas funções, utilizam predominantemente a videoconferência para reuniões entre escritórios, seguidas por reuniões internacionais. Os respondentes disseram por esmagadora maioria que é importante tentar entender as diferentes culturas nacionais quando reuniões são realizadas com o uso de videoconferências (97%), e 89% dos respondentes defenderam que regras de etiqueta sejam estabelecidas para ajudá-los a fazer um melhor uso de videoconferências para negócios.

Videoconferência no Brasil

De acordo com a pesquisa, ao realizar negócios no Brasil, é importante lembrar que as relações pessoais são de extrema importância, mais ainda do que acordos assinados. Os brasileiros gostam de fazer negócios com pessoas que conhecem e em quem confiam, de forma que é frequente encontrar membros da família trabalhando juntos. O encontro por vídeo pode desempenhar um grande papel na conquista da confiança e na formação de uma sólida relação pessoal ao se realizar negócios no País.

Fatos significativos

Quando questionados sobre quais métodos de comunicação preferirão em três anos, a esmagadora maioria dos brasileiros consideraram a videoconferência seu método favorito de comunicação empresarial em 2016. Cerca de 68% dos brasileiros disseram que esse será seu sistema de colaboração preferido nos próximos três anos, mais do que o dobro do número de respondentes que selecionaram os dois métodos preferidos seguintes: e-mail (38%) e chamadas de voz ou audioconferências (33%).

Além disso, quando questionados sobre que tipo de dispositivo de videoconferência esperam usar em três anos, 71 % dos respondentes brasileiros disseram que utilizariam dispositivos móveis – mais do que qualquer outro país na pesquisa – seguidos por laptops ou desktops (64 %) e salas de conferências (49 %).

Dicas para a Colaboração

- Os brasileiros gostam de cultivar relações comerciais em nível pessoal. Por isso, a videoconferência deve ser utilizada para ajudar a aumentar a confiança e a conexão pessoal.

- A pesquisa ainda aponta que os brasileiros são muito tranquilos na forma de tratarem de negócios e dessa forma não se deve apressar questões de negócios e existe uma certa tolerância quanto pontualidade das reuniões.

- As sessões de vídeo colaboração devem ser realizadas em locais apropriados, como o escritório, o home office ou outro lugar tranquilo de trabalho. Para os brasileiros um dos fatores de extrema distração durante um encontro por vídeo é o fato dos participantes atenderem em locais inadequados – como no transporte público ou em lojas. 71 % dos brasileiros disseram que isso distrai, mais do que os respondentes de qualquer outro país na pesquisa, chegando a quase 20 pontos percentuais acima da média mundial.

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FONTE: Telequest