A questão da segurança é comumente colocada em pauta quando as empresas começam a estudar a possibilidade de introduzir métodos de UC&C na rotina de trabalho. Independendo do recurso utilizado, essa é sempre uma das maiores preocupações dos gestores, uma vez que muitas vezes eles poderão tratar de assuntos confidenciais por meio de webconferências e audioconferências, por exemplo.

Cabe ressaltar que a segurança e o sigilo das informações são garantidos apenas pelas soluções pagas, que contam com o Service Level Agreement (SLA). Opções gratuitas, por terem apenas Termos de Uso e Política de Privacidade – que podem ser alterados a qualquer hora -, não são muito indicados para projetos que requerem discrição.

Nas soluções UCaaS pagas, dependendo do tipo de conferência escolhida pelo cliente, o administrador pode contar com o auxílio de operadores que promovem uma espécie de controle de tudo o que acontece nas salas virtuais de reunião, auxiliando na filtragem do que é abordado e de quem participa efetivamente do processo de criação.

Para garantir a segurança, também é possível contar com a ajuda de senhas de acesso, oferecidas ao líder e participantes, e bloqueios de acesso, como o código de identificação pessoal/ PIN e a senha da conferência (Conference Level Passcode).

O PIN garante um acesso único, promovendo a identificação prévia dos participantes, evitando que ex-colaboradores ou funcionários de outras áreas acessem o sistema sem a necessidade de alteração das demais senhas. É ele também que evita “filas de espera”, sendo a opção ideal para conferências que envolvem muitos indivíduos.

Casos extremamente sigilosos devem contar com recursos extras, como o Conference Level Passcode, que administrada exclusivamente pelo líder da conferência, conta com um controle mais rígido, fazendo com que até mesmo os operadores não tenham acesso às informações.

Os níveis de senhas de acesso promovem bloqueios específicos e podem ser modificados de acordo com a segurança necessária para cada projeto. Alguns clientes costumam incluir ainda opções adicionais personalizadas como firewalls, criptografia e engenharia social.

Em alguns casos, é possível integrar o sistema de segurança da empresa com o provedor de serviço a fim de criar um mecanismo de autenticação Single Sing-On, onde é preciso se logar apenas uma vez para acessar o sistema. Ferramentas de webconferência podem ser criptografadas por túneis SSL (Secure Socket Layer).

Ao final das conferências online, o administrador pode, também, acompanhar relatórios completos. Com eles, é possível saber informações sobre a participação individual dos envolvidos, desde a hora em que se conectarem ao serviço até sua saída. Ações diversas podem ser vistas e analisadas nestas descrições minuciosas, que incluem dados sobre interação e participação de cada um.

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FONTE: IDG NOW